Gestión documental en el proceso de autoevaluación del Instituto Superior Tecnológico Tsa’chila, 2024

Nuvia Liliana  Montes Caicedo; Judith Karina  Sánchez Quezada; Julio César  Chalá Cuadros

doi:10.59282/reincisol.V3(6)1505-1527

Autores/as

Nuvia Liliana Montes Caicedo Instituto Superior Tecnológico Tsa’chila https://orcid.org/0009-0006-6956-5087
Judith Karina Sánchez Quezada Instituto Superior Tecnológico Tsa’chila
Julio César Chalá Cuadros Instituto Superior Tecnológico Tsa’chila

DOI:

https://doi.org/10.59282/reincisol.V3(6)1505-1527

Palabras clave:

Gestión documental; autoevaluación; Sofidya; optimización documental.

Resumen

La presente investigación se enfocó en analizar el proceso de gestión documental y su impacto en la autoevaluación del Instituto Superior Tecnológico Tsa’chila durante el año 2024, con el objetivo principal de evaluar la eficacia del sistema actual y proponer mejoras eficientes. El estudio adoptó un enfoque mixto, integrando métodos cualitativos y cuantitativos para obtener una visión integral del problema. Se llevaron a cabo encuestas y entrevistas a personal administrativo y encargados del proceso de autoevaluación, y se realizaron observaciones directas del proceso de gestión documental en el Instituto, Superior Tecnológico Tsa’chila, ubicado en Santo Domingo de los Tsáchilas. La recolección de datos reveló varias deficiencias en el sistema de gestión documental, incluyendo ineficiencias en el almacenamiento y acceso a la información, así como una falta de estandarización en los procedimientos. Las encuestas indicaron que el 60% de los participantes percibían problemas en la organización de los documentos, mientras que las entrevistas con el personal encargado de la gestión documental resaltaron la necesidad de una mayor integración y automatización de los procesos. A partir de estos hallazgos, se diseñó una propuesta para un sistema de gestión documental Sofidya, que incluye la implementación de herramientas digitales para la clasificación y almacenamiento de documentos, y la estandarización de procedimientos para garantizar la seguridad y accesibilidad de la información. La adopción de este nuevo sistema podría optimizar significativamente los procedimientos actuales y mejorar la eficiencia en la autoevaluación del Instituto, promoviendo una gestión documental más organizada y efectiva.

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